Resultaten enquête aanleveren XML bestanden

Eind augustus heeft het bestuur een brief van de Omgevingsdienst Midden Holland inzake het verzoek tot aanleveren van XML bestanden aan de leden doorgestuurd. Het blijkt dat veel leden dergelijke verzoeken krijgen. Wel blijkt het aantal verzoeken per regio sterk te verschillen.

Over het algemeen willen de VVMA-leden best meewerken aan een eenmalig verzoek om informatie. Op het moment dat er echter stelselmatig meerdere rapporten worden opgevraagd, blijkt de hoeveelheid werk die dergelijke vragen met zich meebrengen meer te gaan meespelen. Het niet betaald krijgen voor het leveren van een dienst wordt als onrechtvaardig beschouwd, temeer omdat de vragende overheidsdienst vaak zelf wel leges voor informatieverzoeken doorrekent. 
In alle gevallen blijkt de informatie pas te worden aangeleverd nadat de opdrachtgever hiermee heeft ingestemd. Veel bureaus vinden het derhalve logischer dat men de informatie bij de opdrachtgever opvraagt. In dergelijke gevallen kan het adviesbureau wel om budget voor de geleverde inspanning vragen.

Als er een bijdrage zou moeten worden gevraagd, dan lijkt € 35,- per XML bestand een realistisch bedrag. Een enkel bureau stelt voor om de kosten op basis van werkelijke uren en voor een vergelijkbaar tarief als dat van de vragende overheid (€ 97,50 per uur) door te rekenen.

Feit blijft dat de XML gegevens vanuit actieve dossiers het eenvoudigst zijn aan te leveren.  Het advies is om de kosten op voorhand aan de opdrachtgever kenbaar te maken. Indien adviesbureaus in de offerte de mogelijkheid voor het aanleveren in XML (tegen meerkosten) opnemen, dan kunnen zij later deze kosten alsnog doorberekenen. Door voor ieder dossier standaard een XML file op te slaan, zijn de kosten voor het op een later moment doorsturen nihil.

Er zijn gelukkig nog geen ervaringen met handhavingacties op basis van vrijwillig aangeleverde XML-files. Dit blijkt wel het geval bij aangeleverde rapporten in PDF. Verder blijkt het nog wel eens voor te komen dat de XML niet in de juiste versie is aangeleverd, omdat gemeentes niet allemaal dezelfde XML versie hebben. Dit maakt het soms lastig en het zorgt voor extra werk. De bevoegde personen zouden derhalve allen met dezelfde XML versie moeten werken.
Het uitzetten van een mini-enquête als bovenstaand blijkt een effectief middel om snel de heersende standpunten binnen de leden te peilen. Dit helpt ons als bestuur om adequaat op trends en vragen vanuit de branche in te spelen. Dank voor jullie reacties. Wordt vervolgd.