Europese aanbestedingen bodemonderzoeksdiensten

Inleiding
Het aantal openbare aanbestedingen in ons vak lijkt te groeien. Steeds vaker wordt het werk voor een overheid voor één of meer jaren gebundeld en in de markt gezet. Dit fenomeen kan een kans bieden op samenwerking met een klant, waar je als bedrijf nimmer in beeld was. Maar hoe groot is die kans en wat moet je er voor doen om een kans te maken?
Bij de wat kleinere, gespecialiseerde bodemonderzoeksbedrijven begint de scepsis te overheersen. Veel van onze collega’s doen nooit meer mee en dat is jammer voor hen, maar zeker ook voor de klant. In dit artikel wordt een aantal zaken geordend, met als doel bedrijven te motiveren om vooral mee te blijven doen, overheden te motiveren om gelijke kansen te bieden en de discussie over het aanbesteden op gang te brengen.

Inschrijven of niet
Via de aanbestedingskalender of door middel van inzet van gespecialiseerde bedrijven wordt je gewezen op de aanbestedingen die voor jouw bedrijf interessant kunnen zijn. Hiermee zijn we gelijk op een heel belangrijk punt aangekomen. Vraag jezelf af of de aanbesteding bij je past. Kan ik de hoeveelheid werk aan, is het de regio waarin ik aan het werk wil zijn, is de moeilijkheidsgraad passend ?
Als het enthousiasme blijvend is kunnen de aanbestedingsdocumenten worden opgevraagd. Een eerste verkenning van de aanbestedingsstukken is erg nuttig. Hieruit blijkt al snel of je kunt voldoen aan het gevraagde. Primair gaat het er om of je over de juiste certificaten beschikt voor de uitoefening van je werk en of je bedrijfsomvang voldoende garanties biedt voor de opdrachtgever (omzeteis). Tevens zijn de aspecten inzake veiligheid (VCA) en verzekering voor beroepsaansprakelijkheid van belang. Opnieuw dien je jezelf af te vragen of je met de aanbesteding verder wilt, hetzij alleen, hetzij in combinatie met een ander bedrijf om samen completer of sterker te zijn. 

Aan te leveren stukken
Als alle interne lichten op groen staan kun je aan de slag met het opvragen en opzoeken van alle benodigde stukken. Naarmate vaker wordt meegedaan, liggen de meeste benodigde documenten op de plank, maar keer op keer zal blijken dat er weer stukken verouderd zijn (soms zelfs na drie maanden) of dat weer net iets anders wordt gevraagd. Regelmatig werken aanbestedende diensten met zogenaamde “eigen verklaringen” over een bepaald onderwerp. Pas al je bent geselecteerd dien je de juiste stukken aanvullend aan te leveren. Dat bespaart in elk geval de verliezers veel tijd en vaak ook kosten. Over tijd gesproken; het meedoen aan een aanbesteding vergt veelal tussen de 40 en 100 uur van de inschrijvende organisatie.

Scepsis
Vaak nemen de aanbestedende diensten geen genoegen met de standaard informatie. Aan de deelnemende bedrijven wordt aanvullend gevraagd of zij hun visie kunnen geven over de projectorganisatie voor de klus, wat zij doen aan duurzaamheid en ook welke inspanningen het bedrijf levert om de minder bedeelden in de maatschappij bij het project te betrekken. Recent werd bij een aanbesteding voor bodemonderzoek en saneringsvoorbereiding gevraagd naar een op ervaring gebaseerde visie ten aanzien van het investeren in bereikbaarheid.

Op dit niveau zwelt de scepsis bij veel bedrijven enorm aan. De mate waarin je in staat bent om een mooi stuk proza te presenteren wordt vaak doorslaggevend. De beoordeling van de aangeleverde informatie voelt subjectief aan. Het lijkt een methode om je voorkeurslijstje als opdrachtgever ingevuld te krijgen.

Een bedrijf dat al drie jaar voor een aanbestedende dienst werkt, zonder één wanklank loopt de volgende periode mis doordat te weinig punten zijn gescoord op het verhaal over de projectorganisatie. De aanbestedingsmanager was in het evaluatiegesprek zeer begripvol voor de frustratie van de inschrijver, maar merkte terecht op:"U dient zich te realiseren dat bij iedere aanbesteding de grootste knoeier weer evenveel kans heeft als u". Goodwill heb je dus niet opgebouwd.

Het is onzeker hoe de aanbestedende dienst je verhaal over duurzaamheid interpreteert. Er is geen universeel, objectief criterium in de dienstensector. Als je als aanbesteder nou daadwerkelijk duurzaamheid nastreeft, selecteer dan toch vooral bedrijven uit je eigen regio, want punten scoren op duurzaamheid in andere branches (de aannemerij) gaat toch vooral over uitstoot.

Voorkomen moet worden dat niet proportionele eisen en de administratieve lasten bij aanbestedingen leiden tot uitholling van de branche. Indien twintig bedrijven meedoen, die gemiddeld 50 mensuren in de aanbieding investeren dient er toch wel sprake te zijn van een werkvoorraad voor de winnaar, die 5000 uur of meer bedraagt. Zelfs bij dat aantal uur heeft de branche als totaal geen geld verdient.

Tot slot:

De tips voor de inschrijvers zijn:
- wees kritisch wanneer je wel en wanneer je niet meedoet 
- vraag je af of je alleen of in combinatie in wilt schrijven 
- zorg dat de "standaard informatie"na verloop van tijd op de plank ligt 
- investeer in het formuleren van het gevraagde buiten je vakmanschap om.

De tips voor de aanbestedende diensten zijn:
- zorg voor objectieve – en meetbare inschrijvingscriteria 
- stel alleen aanvullende vragen die to the point zijn
- besteed alleen openbaar aan als je echt veel werk te vergeven hebt en houd het anders meervoudig onderhands.

De volgende ledenvergadering van de VVMA vindt plaats op 11 november 2010. Deze vergadering staat in het teken van Europese aanbestedingen.

Auteur: Pieter de Vries , directeur Grondslag te Kamerik en lid van de Commissie Leden Service van de VVMA.